本資料室の資料は、鎌倉グリーンハイツの創設当時は区分所有者と管理会社間の個別管理契約時代に始まり、近年までの活動の記録を整理している歴史資料室となり継続している。

　創設時から築年数を経るに従い住民は代わるが、次の時代へ発展させる歴史書として継続させ、安心して未来に亘って住み続けられる団地にしなければならない。

2003年当時の集会所改修前の資料室は、集会室C室に有りファイルキャビネットを自由に開けることができ、隙間もなく丁寧に押し込まれた総会議案書、議事録。また、図面類は管理事務所や集会所に分散して保管、その他捨てられない文書は戸棚の隙間に置くなどの他、総会議案書の余部は丁寧に袋詰めされ、ヒモで結わえて物置棚に積み重ねられ廃棄の判断基準がなく山積みとなっていた。2005年にこのような状況を見た一幹事が、色々な形で保存されている書類をリスト化することから始め、翌年には幹事会の女性５名が加わり協力して一気に整理された。資料と共にあった私物は持ち主へ返し、又、幹事が個人宅に保存していた資料を受けとるなどして、不要物は廃棄し、片付けをへて、数ヶ月かけて整理を終える。この整理により空き収納スペースができるまでになった。詳細４０年史８１頁第四編参照

資料室は、当初の集会室から、2005年管理人が通いになり管理棟管理人住居の空き部屋を文書室に活用し、2012年の集会所と管理棟の大改修にて、管理事務所(管理人控室共)、管理自治会室、コピー室兼各種備品室、集会室に改修し、管理自治会室の奥に独立した資料室を設け現在に至る。

文書室資料の維持管理は、管理組合が文書管理細則により継続的に行うことが必要である。

自主管理組織の管理組合・自治会と資料室及び資料の維持管理は相いれない存在と映るが、経年数が増し、人が入れ替わる団地にとって、現在まで発展してきた団地を、更により良く発展させるための貴重な資料庫である。団地の経年数とともに歴史書室として存在が増していくだろう。

今はインターネット社会となり大変便利な時代であり益々発展するだろうが、団地資料室は如何なる方向にあるべきなのだろうか。

資料の役割

団地運営に、現在又は過去の記録や資料・歴史資料が、団地運営の進歩・発展につながると意識している人は少ないだろう。一年の役を終えたら、その年度に作成した活動記録を資料室に保管し役割を終えたとの意識であろう。

この活動記録資料は、過去の人達が鎌倉GHをより良いところにしようとした活動記録であり、更により良い発展・改善へ繋げる重要な実施録となるのである。

共有部分の改善改良に関する工事計画とその工事記録、その記録は、その後の経年数から来る経年劣化・社会的変化・気候変動などから来る、必要性能や機能など、新たな改善工事が求められるときの重要な資料となる。これらの資料を利用することにより、無駄な工事計画作業の大きな削減と共に、経済的な一歩進んだ改善計画ができるのである。

建物の外壁・屋根などの大修繕工事計画と工事記録、又給水管や量水計・排水管、通信線や通信設備の修繕や改善・更新は、次なる計画の重要な資料である。

これらは工事後の経年数と劣化進捗度、次なる工事計画項目の設定など、最も経済的な計画作成資料となるのである。これが団地経営の基本であることを忘れてはならない。

2018年には、過去の維持管理や計画の資料を何処まで見たのか億単位の大修繕工事並みの大工事を行い、大きな支出となり、その後に修繕費値上げの議題となっている。　

【　建築及び設備の修繕工事の保存文書分類項目　】

【　鎌倉グリーンハイツの文書保存期間　】